¿Qué es y que hace el sistema de información contable?
El sistema de información contable (SIC), tiene los métodos y recursos necesarios que ayuda a la empresa a llevar el control de las actividades financiera, y trata de organizar el flujo de información de todo lo relacionado con la razón social del ente económico, y así poder tomar decisiones, que mediante procesos mecanizados, obtiene los resultados de bancos, facturación, cartera, inventarios, nómina y análisis financiero. Implicando la recepción de documentos, grabación y almacenamiento.
Actividad De Evaluación
1. Investigue los tipos de comprobantes de contabilidad e identifique cuando se deben utilizar cada uno de ellos.
Los tipos de comprobantes de contabilidad son:
- Comprobantes de Orden Interno: Sirven para registrar operaciones que no afecte a terceros directamente, como lo son, el movimiento de reservas, los diferidos, las salidas de inventarios, la distribución de costos y gastos, y deben contener fecha, número de serie, descripción de la operación y cuantía de ella.
- Comprobantes de Orden Externo: Son todas aquellas operaciones realizadas con terceros como lo son, como las Facturas de ventas, los recibos de caja, los comprobantes de egreso, los comprobantes de devoluciones, y deben contener la fecha de expedición, número de serie, detalle, valor, y forma de pago cuando fuere pertinente.
http://www.geocities.com/paconta/conta/combcu.htm
- Recibo de caja o comprobantes de ingreso: es un soporte en la cual figura los ingresos recaudados por el ente económico en efectivo.
- Factura de compra - venta: es un soporte en la cual figura la cantidad del valor correspondiente al inventario vendido en el del vendedor, o al inventario de compra en el caso del comprador.
- Recibo de consignación bancaria: es un soporte en la cual figura las consignaciones que el ente económico ha hecho en el banco.
- Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros: es un soporte en la cual figura todas las diligencias hechas al depositar o retirar dinero de su cuenta de ahorros.
- Cheque: Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".
- Comprobantes de egresos o de pago: es un soporte el cual respalda el pago de una cantidad de dinero mediante un cheque.
- Letra de cambio: se utiliza como garantía de pago en compras y ventas a crédito.
- Nota debito: se utiliza en la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
- Pagare: se utiliza como garantía para que una persona se comprometa a pagar una cantidad de dinero en una tiempo determinado.
- Nota crédito: se utiliza Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías.
- Nota de contabilidad: Se utiliza a la hora de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.
recibo de caja menor: se utiliza para pagar gastos mínimos en efectivo del ente económico. - Comprobante diario de contabilidad: Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación.
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/14/soportes.htm
2. Indague cuales son los requisitos que debe contener una factura, cuales son los documentos equivalentes de la factura, quienes están obligados a facturar y quiénes no.
La factura es el comprobante donde se registra las ventas hechas por el ente económico, y en algunos casos también sirve como propio contrato de venta. Se debe señalar claramente las partes, compradora o vendedora.
Sus requisitos son:
Código de comercio, Art. 774.“La factura cambiaria de compraventa deberá contener, además de los requisitos que establece el artículo 621, los siguientes:1) La mención de ser “factura cambiaria de compraventa”;2) El número de orden del título;3) El nombre y domicilio del comprador;4) La denominación y características que identifiquen las mercaderías vendidas y la constancia de su entrega real y material;5) El precio unitario y el valor total de las mismas, y6) La expresión en letras y sitio visibles de que se asimila en sus efectos a la letra de cambio.La omisión de cualquiera de estos requisitos no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura cambiaria, pero ésta perderá su calidad de título-valor”.
Código de comercio, Art. 621.“Además de lo dispuesto para cada título-valor en particular, los títulos-valores deberán llenar los requisitos siguientes:1o.) La mención del derecho que en el título se incorpora, y2o.) La firma de quien lo crea.La firma podrá sustituirse, bajo la responsabilidad del creador del título, por un signo o contraseña que puede ser mecánicamente impuesto.Si no se menciona el lugar de cumplimiento o ejercicio del derecho, lo será el domicilio del creador del título; y si tuviere varios, entre ellos podrá elegir el tenedor, quien tendrá igualmente derecho de elección si el título señala varios lugares de cumplimiento o de ejercicio. Sin embargo, cuando el título sea representativo de mercaderías, también podrá ejercerse la acción derivada del mismo en el lugar en que éstas deban ser entregadas.Si no se menciona la fecha y el lugar de creación del título se tendrán como tales la fecha y el lugar de su entrega”.
Para efectos tributarios, la factura debe contener mínimo los siguientes requisitos:
Estatuto tributario, Art. 617. “Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.e. Fecha de su expedición.f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.g. Valor total de la operación.h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.
Parágrafo. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.
Parágrafo. Exigencias sobre numeración consecutiva para el caso de facturación mediante máquinas registradoras.- Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares”.
Lo contemplado en el artículo 617, son los requisitos que debe cumplir quien expide la factura (vendedor), pero para quien compra, para que la factura pueda constituir prueba de sus costos o gastos, es suficiente con que la factura contenga como mínimos los siguientes requisitos”
Estatuto tributario, Art. 771-2.” Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.
Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.
Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.
Parágrafo. En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario para la procedencia de costos, deducciones y de impuestos descontables, bastará que la factura o documento equivalente contenga la correspondiente numeración”.
Documentos equivalentes a la factura
1. Los tiquetes de máquina registradora.
2. Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.
3. Los tiquetes de transporte.
4. Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno.
5. Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.
6. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.
7. Derogado por el art. 19, Decreto Nacional 1001 de 1997.8. Factura electrónica. (Art. 5, Decreto 1165 de 1996).
http://www.gerencie.com/documento-equivalente-a-la-factura.html
Están obligados a facturar todas aquellas empresas que pertenecen al régimen común y régimen común gran contribuyente, también están obligados a facturar todos los comerciantes, quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no.
Y no están obligadas a facturar las que pertenecen al régimen simplificado, sin embargo están obligados a facturar los tipógrafos y litógrafos aun cuando pertenezcan al régimen simplificado.
http://www.gerencie.com/obligaciones-tributarias-formales.html
3. En cada una de las operaciones que se describen a continuación identifique los soportes externos, internos (si hay) y el debido comprobante de contabilidad que debe utilizarse para registrar la operación:
La empresa XXX recibe un fax de la copia de la consignación que realizó el señor Mario Marín por $400.000 como pago de la factura 2315.
* Es un soporte de orden externo, y su respectivo comprobante es la nota de contabilidad.
El departamento de producción envía un requerimiento de insumos al departamento de compras, quien tras realizar la compra entrega a contabilidad y tesorería la factura, donde se elabora el cheque para hacer el pago de la compra.
* Tiene un soporte tanto de orden interno como de orden externo, y su respectivo comprobante son los comprobantes de egresos o de pago.
Al finalizar el mes ha llegado el extracto bancario, el auxiliar de contabilidad lo recibe y elabora un informe del banco para compararlo con el extracto. Al finalizar identifica que no se han registrado los gastos bancarios del mes y decide hacer el registro.
* Tiene un soporte de orden externo, y su respectivo comprobante es la nota de
contabilidad.
